Электронный кадровый документооборот: эксперимент
Введение трудовых книжек в электронном виде - дело решенное. Однако законодатель намерен продолжить работу над совершенствованием кадрового документооборота в рамках общего курса государства на цифровизацию экономики.
Очередным шагом может стать организация эксперимента по ведению отдельными работодателями электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками, без дублирования их на бумажном носителе. Организации и проведению такого эксперимента посвящен отдельный правительственный законопроект. Закрепленные им нормы касаются документов, в отношении которых трудовым законодательством предусмотрено оформление в бумажном виде или ознакомление работника под роспись.
Согласно законопроекту участниками эксперимента станут Минтруд России, работодатели и работники, состоящие в трудовых отношениях с ними. Причем для последних двух групп предусмотрено добровольное участие в эксперименте. В частности, работодатели смогут сами выбрать, в отношении каких видов документов, в каких структурных подразделениях и на основании каких локальных нормативных актов будет проводиться эксперимент. А работники будут вправе в любой момент отказаться от участия в эксперименте, уведомив об этом работодателя в письменной форме.
Вести электронные документы, касающиеся трудовых отношений с работниками, предполагается либо через созданную работодателем информационную систему, либо через систему "Работа в России", к которой работодатель может присоединиться. Как подчеркивается в документе, использование указанных систем должно быть отражено в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему) работника, согласившегося участвовать в эксперименте.
Бремя расходов по ведению электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками, в том числе по приобретению и использованию электронной подписи работника, возложено на работодателя. Одновременно оговорено, что отсутствие у работника электронной подписи не может служить основанием для отказа в заключении с ним трудового договора. Также прописано право работников обращаться к работодателю (в письменной форме или в установленном работодателем порядке через информационную систему работодателя либо по адресу электронной почты работодателя) с заявлением о направлении или выдаче электронных документов, касающихся трудовых отношений.
Часть проектируемых норм посвящена технической стороне вопроса.
Срок проведения эксперимента ограничен периодом с 1 апреля по 31 декабря 2020 года.