Тернистый путь автоматизации учета в райпо
На обучающем республиканском семинаре-совещании заместитель председателя правления Тетюшского райпо Алексей Федоров поделился опытом по автоматизации бухгалтерского учета и отчетности, рассказал о результатах и его эффективности.
Если рассматривать этапы автоматизации производственных процессов в Тетюшском райпо, то на этот процесс ушло 20 лет, когда, как и у всех появились в работе компьютеры. Опыт показывает, самое сложное в автоматизации – это снять боязнь от компьютера и привить себе привычку его надежно использовать.
Автоматизация именно торговых процессов в райпо началась 10 лет назад, в декабре 2012 года был автоматизирован первый магазин. Партнером по автоматизации стало ООО «Скантек».
Хотим обратить внимание всех, кто хочет начать автоматизацию любого масштаба, надо с самого начала понимать, кто будет сопровождать новшества в процессе работы. Этот вопрос намного важнее, чем вопрос кто и что будет вам автоматизировать. Кроме того, год за годом вводятся новые требования: ЕГАИС, Онлайн-кассы, Меркурий, Маркировка – вот неполный перечень глобальных нововведений за последние 5 лет. Каждое такое нововведение обязательно сопровождается обновлением программного обеспечения, которое кто-то должен проанализировать, осмыслить и провести так, чтобы не рухнула вся уже отлаженная система, что тоже не редкость.
На определенном этапе мы автоматизировали торговлю во всех магазинах райпо, это произошло 5 лет назад, в 2017 году. Подстегнуло нас к этому требование ФНС об обязательном применении ККТ при розничной торговле. Уже на этапе автоматизации второго магазина мы пришли к пониманию, что нам не обойтись без центральной системы, которая бы объединяла системы отдельных магазинов в одну сеть.
Были введены новые стандарты проведения инвентаризаций. Они проводятся с помощью терминалов сбора данных. Повышается точность и оперативность, уменьшается состав бригады.
Также была оптимизирована товарная база остатков в зависимости от скорости и объема продаж. Товарооборачиваемость ускорилась с 31 до 21 дня в течение полутора лет. На сегодняшний день составляет 18 дней.
В систему был интегрирован учет основного склада райпо. Сейчас выписываемые складом накладные автоматически приходят в магазины, где бригадиру необходимо лишь проверить и провести эту накладную. Это значительно экономит время бригадира.
В результате на сегодняшний день, мы имеем систему из трех программных блоков: основная бухгалтерская программа – это 1С Бухгалтерия, отдельно идут кадры и заработная плата в ЗУП и торговля в АСТОР «Ваш магазин». Все операции, проводимые в ЗУП и АСТОР закачиваются в базовую 1С, где и формируются все проводки и сводится баланс.
Что же дала автоматизация? Прозрачность процессов и соответственно, качество учета. Сокращение количества бухгалтеров. Автоматизация неизбежно ведет к прозрачности деятельности не только для нас самих, но и контролирующих органов, поскольку вся информация мгновенно уходит по адресатам: выручка в ФНС, оборот алкогольной продукции в Госалкогольинспекцию, маркировка товаров в Роспотребнадзор.
Однако, процесс автоматизации в современном мире это уже не прихоть. Это вопрос выживания для организаций, масштабы которых крупнее одного магазина. Более того, сейчас очень быстро развивается цифровизация, идет тенденция не к упрощению работы человека, а замене работы человека машиной.
Следите за самым важным и интересным в нашем Телеграмм-канале